INTRODUCTION

LÔÇÖassainissement du fichier solde est un processus permanent qui vise la mise ├á jour de ce dernier afin quÔÇÖil nÔÇÖy figurent que les agents publics r├®guli├¿rement recrut├®s, plac├®s dans leurs situations administratives et salariales idoines. Il sÔÇÖagit ici du nettoyage du fichier solde en vue dÔÇÖen ├®vacuer non seulement les agents publics d├®c├®d├®s, d├®missionnaires, en situation dÔÇÖabsence irr├®guli├¿re, en d├®tachement, mis en disponibilit├®, etc., mais aussi les ├®l├®ments de r├®mun├®ration indus.

Pour mener ├á bien cette importante mission, le Pr├®sident de la R├®publique a, par d├®cret n┬░ 2008/365 du 08 novembre 2008 portant organisation du Minist├¿re des Finances article 67, cr├®e en lieu et place du service de mise ├á jour du fichier solde, une cellule dÔÇÖassainissement du fichier solde charg├®e de :

  • la prise en compte de toutes les anomalies constat├®es sur la solde et les pensions ;
  • la conduite des op├®rations relatives ├á lÔÇÖassainissement du fichier solde, en rapport avec le Minist├¿re de la Fonction Publique.

Le pr├®sent guide de traitement des dossiers relatifs ├á lÔÇÖassainissement du fichier solde est un document visant lÔÇÖinformation des usagers de la solde et des pensions ; la formation et le renforcement des capacit├®s des personnels intervenant dans la cha├«ne solde. Il renseigne sur :

  • la nature, la provenance et la composition des dossiers ;
  • les contr├┤les ├á effectuer, la mat├®rialisation et le traitement technique des dossiers ;
  • la destination des dossiers.

En somme cÔÇÖest un instrument de travail susceptible de r├®duire les pesanteurs et les lenteurs dans le traitement de diff├®rents types de dossiers dÔÇÖassainissement du fichier solde.

NATURE ET ORIGINE DES DOSSIERS

Il sÔÇÖagit dans cette partie de pr├®senter la nature et lÔÇÖorigine des diff├®rents dossiers trait├®s ├á la Cellule dÔÇÖAssainissement du Fichier Solde.

Nature des dossiers

La Cellule dÔÇÖAssainissement du Fichier Solde traite en g├®n├®ral six (06) types de dossiers ├á savoir :

  • les modes de r├¿glement ;
  • les suspensions de solde ;
  • les reprises en solde ;
  • les suppressions des ├®l├®ments de gains indus ;
  • la r├®gularisation des situations financi├¿res ;
  • lÔÇÖactualisation des ├®l├®ments dÔÇÖidentification sur le bulletin de solde.

Modes de règlement

CÔÇÖest la domiciliation du salaire ou de la pension dÔÇÖun agent public actif ou dÔÇÖun pensionn├® ├á un poste assignataire ou ├á un ├®tablissement financier. En effet, lÔÇÖagent public nouvellement pris en charge dans le fichier solde de lÔÇÖ├ëtat peut faire domicilier son salaire ou sa pension soit dans une institution bancaire soit dans un poste comptable de son choix. Ce choix peut n├®anmoins subir des changements ├á la convenance de celui-ci. Les d├®placements de salaire peuvent se faire :

  • dÔÇÖun poste comptable ├á un autre ;
  • dÔÇÖun poste comptable ├á une banque et vice-versa ;
  • dÔÇÖune banque ├á une autre.

Il convient de signaler que conform├®ment ├á lÔÇÖordonnance de 1962, tout salaire sup├®rieur ou ├®gal ├á 100 000 (cent mille) francs doit faire lÔÇÖobjet dÔÇÖun virement bancaire.

Suspension de solde

Il existe plusieurs motifs de suspension de salaire ou de pension qui peuvent se r├®duire en deux positions : les positions r├®guli├¿res et les positions irr├®guli├¿res.

 Positions r├®guli├¿res

Du d├®tachement

CÔÇÖest la position du fonctionnaire plac├® temporairement hors de son poste de travail pour servir aupr├¿s :

  • dÔÇÖune institution publique pr├®vue par la constitution, la loi ou par acte r├®glementaire ;
  • des collectivit├®s publiques locales ou des entreprises, organismes publics ou parapublics ;
  • des entreprises priv├®es nationales ;
  • des organismes priv├®s dÔÇÖint├®r├¬t g├®n├®ral ou ├á caract├¿re associatif assumant des missions dÔÇÖint├®r├¬t g├®n├®ral ;
  • des organisations internationales ou des Organisations Non Gouvernementales.

Le fonctionnaire peut ├®galement ├¬tre d├®tach├® dÔÇÖoffice pour exercer les fonctions de membre du gouvernement, des fonctions publiques ├®lectives ou un mandat syndical.

Le d├®tachement est prononc├® par un arr├¬t├® du Ministre en charge en charge de lÔÇÖadministration dÔÇÖorigine du fonctionnaire concern├® apr├¿s accord de lÔÇÖorganisme dÔÇÖaccueil. Le Ministre en charge en charge de la Fonction Publique et le cas ├®ch├®ant le Ministre en charge utilisateur en sont inform├®s.

Il est ├á noter quÔÇÖ├á la fin du d├®tachement, le fonctionnaire est obligatoirement r├®int├®gr├® par le Ministre en charge qui a prononc├® le d├®tachement. Pour tous les fonctionnaires du corps de lÔÇÖAdministration G├®n├®rale, le d├®tachement peut ├¬tre prononc├® par le Ministre en charge en charge de la Fonction Publique apr├¿s accord de lÔÇÖorganisme de d├®tachement sur avis du Ministre en charge utilisateur. Une copie de lÔÇÖacte de d├®tachement doit ├¬tre imp├®rativement adress├®e au Ministre en charge des Finances en vue de la suspension de solde.

Pendant cette p├®riode de d├®tachement, le fonctionnaire avance en ├®chelons et en classes mais sans effet financier.

De la disponibilit├®

CÔÇÖest la position du fonctionnaire qui, temporairement hors de son cadre, cesse de b├®n├®ficier pour la dur├®e de cette position de ses droits ├á la r├®mun├®ration, ├á lÔÇÖavancement et ├á la pension. Elle est prononc├®e par arr├¬t├® du Ministre en charge utilisateur. Le Ministre en charge en charge de la Fonction Publique et le cas ├®ch├®ant, le Ministre en charge utilisateur en sont inform├®s.

Le Ministre en charge de la Fonction Publique peut par d├®rogation prononcer la disponibilit├® des Fonctionnaires des corps de lÔÇÖAdministration G├®n├®rale apr├¿s avis du Ministre en charge utilisateur.

La mise en disponibilit├® du fonctionnaire est accord├®e sur sa demande pour :

  • convenance personnelle, pour une dur├®e nÔÇÖexc├®dant pas deux (02) ans ;
  • exercice des activit├®s dÔÇÖordre artistique, culturel, social, ├®conomique et financier pour une dur├®e de trois ans renouvelable par tacite reconduction ;
  • ├®tudes ou recherches pour la dur├®e de celles-ci.

La fin de la disponibilit├® du fonctionnaire est prononc├®e par le Ministre en charge qui a prononc├® ladite disponibilit├® conform├®ment aux textes en vigueur.

Une copie doit ├¬tre imp├®rativement adress├®e au Ministre en charge des Finances en vue de la suspension de solde.

De la d├®mission

La d├®mission est un acte ├®crit par lequelle fonctionnaire marque sa volont├® non ├®quivoque de quitter d├®finitivement la Fonction Publique. LÔÇÖinitiative de la d├®mission appartient au fonctionnaire. LÔÇÖarr├¬t├® acceptant la d├®mission est pris par le Ministre en charge en charge de la Fonction Publique. Cet arr├¬t├® est directement transmis au Ministre en charge des Finances pour suspension des ├®l├®ments de r├®mun├®ration.

Du d├®c├¿s

Le d├®c├¿s dÔÇÖun agent public met fin ├á lÔÇÖactivit├® de celui-ci et entra├«ne sa suspension du fichier solde et pension de lÔÇÖ├ëtat. Par cons├®quent, toutes les Administrations et les ayants droit doivent imp├®rativement saisir le Ministre en charge des Finances en vue de la suspension de solde le mois suivant celui du d├®c├¿s.

Positions irr├®guli├¿res

Les manquements graves dÔÇÖun Agent Public ├á son lieu de service peuvent conduire ├á des sanctions administratives voire p├®nales. Dans le cas des sanctions administratives, les situations ci-apr├¿s donnent lieu ├á la suspension de solde :

  • lÔÇÖabsence irr├®guli├¿re ;
  • la suspension temporaire ;
  • la r├®vocation ou licenciement ;
  • les faux actes.

Dans le cas des sanctions p├®nales, le Procureur de la R├®publique d├®livre un acte de suspension.

Reprise en solde

CÔÇÖest le fait pour un agent public suspendu dÔÇÖ├¬tre remis en sa position dÔÇÖactivit├® ou de pensionn├®. Les cas de reprise en solde sont divers. Il sÔÇÖagit de :

  •  la remise en activit├® ;
  • la r├®activation de matricule ;
  • la prolongation dÔÇÖactivit├®.

La reprise en solde est autoris├®e par un acte de lÔÇÖautorit├® qui a prononc├® la suspension.

Suppression des ├®l├®ments de gains indus

Les agents publics qui ont perdu leur poste de responsabilit├® et qui continuent de percevoir les primes et indemnit├®s y aff├®rentes le font ind├╗ment. Il arrive aussi quÔÇÖ├á la suite dÔÇÖune remise en activit├®, les codes de pr├®pension ne sautent pas automatiquement. Pour une raison ou pour une autre, un agent public se retrouve avec une prime ou une indemnit├® qui nÔÇÖa aucun lien, avec la fonction ou le grade r├®el. Alors il est imp├®ratif de supprimer ce gain indu. LÔÇÖop├®ration consiste ├á supprimer ces codes y relatifs.

R├®gularisation des situations financi├¿res ├á lÔÇÖissue des op├®rations de mise ├á jour du fichier solde

Elle se fait par :

  • ├ëtat des sommes dues “par”, ├®tabli pour recouvrer les droits servis ├á tort ├á un agent public et se terminant par la formule consacr├®e : “arr├¬t├® le pr├®sent ordre de recette ├á la somme de ÔǪ”
  • ├ëtat des sommes dues “├á”, ├®tabli pour remettre lÔÇÖagent public concern├® dans ses droits l├®s├®s et se terminant par la formule “arr├¬t├® le pr├®sent ├®tat ├á la somme de ÔǪ.”
  • Certificat Administratif, ├®tabli pour r├®gulariser la situation financi├¿re dÔÇÖun agent public dont la suspension a entra├«n├® un ordre de recette. Il sÔÇÖagit g├®n├®ralement des cas de suspension irr├®guli├¿re tels que d├®crits plus haut. Le Certificat Administratif permet donc de r├®gler les contentieux financiers entre lÔÇÖagent public et lÔÇÖ├ëtat apr├¿s la reprise en solde.

Il comporte trois parties : le pr├®ambule, lÔÇÖ├®nonc├® des motifs et mobiles et la conclusion.

Actualisation des ├®l├®ments dÔÇÖidentification sur le bulletin de solde

Cette op├®ration consiste ├á sÔÇÖassurer que les informations port├®es sur le bulletin de lÔÇÖagent sont conformes ├á lÔÇÖidentit├® et ├á la situation de lÔÇÖagent. Il sÔÇÖagit de corriger les caract├®ristiques ci-apr├¿s :

  • lÔÇÖordre des noms et pr├®noms ;
  • lÔÇÖaffectation ;
  • la situation matrimoniale.

Origine des dossiers

Les dossiers proviennent :

  • des administrations publiques et parapubliques (Minist├¿res, ├ëtablissements Publics Administratifs, services des Gouverneurs, Pr├®fectures, Brigade du Contr├┤le de la Solde et Pensions) ;
  • des Administrations priv├®es (├ëtablissements bancaires et de Micro-finances) ;
  • des usagers.

LA COMPOSITION DES DOSSIERS

Mode de r├¿glement 

Domiciliation bancaire

Banque ou ├®tablissement de micro finance

  • une demande timbr├®e au tarif en vigueur ;
  • lÔÇÖattestation dÔÇÖouverture de compte (original) ;
  • la photocopie de la carte nationale dÔÇÖidentit├® ;
  • une photo dÔÇÖidentit├® 4 x 4 ;
  • lÔÇÖattestation de pr├®sence effective au poste.

Poste comptable du Tr├®sor

  • une demande timbr├®e au tarif en vigueur ;
  • lÔÇÖattestation de domicile ;
  • lÔÇÖattestation de pr├®sence effective au poste ;
  • une photocopie de la CNI ;
  • une photo 4×4 ;
  • lÔÇÖattestation de pr├®sence effective au poste.

Changement de domiciliation bancaire

Transfert dÔÇÖune banque :

A un autre ├®tablissement bancaire ou de micro finance

  •  une demande timbr├®e au tarif en vigueur ;
  •  lÔÇÖattestation de cl├┤ture de compte ou de non redevance ;
  •  lÔÇÖattestation dÔÇÖouverture de compte dans le nouvel ├ëtablissement ;
  •  une photocopie de la CNI ;
  •  une photo 4×4 ;
  •  lÔÇÖattestation de pr├®sence effective au poste.

A un Poste Comptable du Tr├®sor.

  •  une demande timbr├®e au tarif en vigueur ;
  •  lÔÇÖattestation de cl├┤ture de compte ou de non redevance ;
  •  lÔÇÖattestation de pr├®sence au poste ;
  •  lÔÇÖattestation de domicile pour les pensionn├®s ;
  •  une photocopie de la CNI ;
  •  une photo 4×4.

Suspension de solde

Suspension pour cause de d├®c├¿s

  • une demande timbr├®e au tarif en vigueur;
  • lÔÇÖacte de d├®c├¿s du d├®funt ;
  • la photocopie de la CNI l├®galis├®e du demandeur.

Acte en provenance de diverses Administrations

LÔÇÖacte demandant la suspension avec le motif.

Reprise en solde

Absence irr├®guli├¿re

  • une demande timbr├®e au tarif en vigueur ;
  • un acte ordonnant la suspension de solde ;
  • lÔÇÖacte ordonnant la reprise en solde ;
  • un certificat de reprise de service ;
  • lÔÇÖattestation de pr├®sence effective au poste ;
  • une photocopie de la carte nationale dÔÇÖidentit├® de lÔÇÖint├®ress├®.

D├®tachement / disponibilit├®

  • une demande timbr├®e au tarif en vigueur;
  • un arr├¬t├® de mise en disponibilit├® ou en d├®tachement pris par le Ministre en charge utilisateur de lÔÇÖAgent Public ou par le MINFOPRA pour les fonctionnaires de lÔÇÖAdministration G├®n├®rale ;
  • un arr├¬t├® de fin de la mise en disponibilit├® ou d├®tachement pris par le Ministre en charge utilisateur de lÔÇÖAgent Public ou par MINFOPRA pour les fonctionnaires de lÔÇÖAdministration G├®n├®rale ;
  • le certificat de reprise de service ;
  • une photocopie de la carte nationale dÔÇÖidentit├® ;
  • lÔÇÖattestation de pr├®sence effective au poste.

 Suspension erron├®

  •  une demande timbr├®e au tarif en vigueur ;
  • le certificat de vie ;
  • lÔÇÖattestation de pr├®sence effective pour les actifs ;
  • la photocopie carte nationale dÔÇÖidentit├® ;
  • lÔÇÖarr├¬t├® de mise ├á la retraite pour les pensionn├®s.

Remise en activit├® suite ├á un reclassement ou une int├®gration

  • une demande timbr├®e au tarif en vigueur ;
  • lÔÇÖacte portant reclassement ou lettre autorisant le maintien en activit├® de lÔÇÖagent public ;
  • lÔÇÖattestation de pr├®sence effective ;
  • la photocopie de la CNI.

Demande des administrations

  • la lettre du ministre utilisateur autorisant la reprise en solde ;
  • lÔÇÖattestation de pr├®sence effective au poste ;
  • les photocopies certifi├®es conformes aux originaux des pi├¿ces justificatives.

Suppressions des codes indûment perçus

  • une demande timbr├®e au tarif en vigueur pr├®cisant les codes ├á supprimer;
  • lÔÇÖattestation de pr├®sence au poste.

Prolongation dÔÇÖactivit├®

  • une demande timbr├®e ;
  • lÔÇÖacte du chef de lÔÇÖ├ëtat autorisant la prolongation dÔÇÖactivit├® ;
  • le certificat de prise de service ;
  • lÔÇÖattestation de pr├®sence effective au poste.

Les dossiers ainsi constitu├®s sont d├®pos├®s au Courrier Central du Minist├¿re des Finances.

PROCESSUS DE TRAITEMENT DES DOSSIERS

Il sÔÇÖagit ici de d├®crire :

  • le processus dÔÇÖenregistrement et le circuit des dossiers ;
  • de traitement des dossiers ;
  • le traitement des rejets.

Enregistrement et circuit des dossiers

LÔÇÖenregistrement des dossiers

LÔÇÖenregistrement des dossiers est une op├®ration qui consiste ├á inscrire dans un registre ou un fichier ├®lectronique apr├¿s attribution dÔÇÖun num├®ro dÔÇÖidentification, les noms et pr├®nom du requ├®rant, lÔÇÖobjet, lÔÇÖorigine, la destination, la date dÔÇÖentr├®e des dossiers re├ºus.

Les dossiers sont d├®pos├®s ├á la Sous-direction de lÔÇÖAccueil du Courrier et des Liaisons (SDACL) du Minist├¿re des Finances puis transmis successivement aux bureaux des courriers de la Direction G├®n├®rale du Budget (DGB) et la Direction de la D├®pense de Personnel et des Pensions (DDPP) ou ils seront achemin├®s ├á la CES/CAFS.

Le circuit des dossiers

Il sÔÇÖagit de d├®crire les diff├®rentes ├®tapes de traitement des dossiers ├á la CES/CAFS.

Dans le sens de la hi├®rarchie verticale, le Chef de la Cellule, en tout discr├®tion, c├┤te les dossiers aux diff├®rents Charg├®s dÔÇÖ├ëtudes Assistants (CEA). Les CEA proc├¿dent aux diff├®rents contr├┤les dÔÇÖusage. Si les dossiers sont incomplets, ils sont rejet├®s dans le cas contraire, les Charg├®s dÔÇÖ├ëtudes Assistants les examinent, en font des propositions et les remontent par voie hi├®rarchique au Chef de la Cellule. Ces dossiers qui peuvent faire lÔÇÖobjet dÔÇÖun ├®tat des sommes dues, de certificat administratif, de codification ou correspondance administrative en guise de r├®ponses aux autres administrations et aux recourant, sont soumis ├á lÔÇÖappr├®ciation et au visa du Chef de la Cellule. Le Chef de Cellule, selon la nature des dossiers et apr├¿s avoir discrimin├®, peut apposer son visa ou les soumettre la signature de la hi├®rarchie.

Le traitement des dossiers

On distingue trois types de traitements de dossiers :

  • le traitement manuel ;
  • le traitement informatique ;
  • le traitement des rejets.

Traitement manuel

On distingue quatre techniques de traitement manuel :

  • les contr├┤les;
  • les codifications ;
  • les ├ëtats de Sommes Dues ;
  • les Certificats Administratifs.

 Les contr├┤les

Ils sont de deux ordres : le contr├┤le sur pi├¿ces et le contr├┤le en machine.

Le contrôle sur pièces

Ce contr├┤le consiste ├á v├®rifier la composition du dossier, lÔÇÖauthenticit├® et la conformit├® des actes ainsi que les diff├®rents visas de cotation relatifs au traitement.

Le contr├┤le en machine

Ce contr├┤le qui est compl├®mentaire au premier permet de se rassurer que les ├®l├®ments de gains sollicit├®s par le requ├®rant ne sont pas encore pris en compte. Entre autres, il sÔÇÖagit de v├®rifier le bulletin de solde r├®cent, les ├®tats de retenues, lÔÇÖhistorique, etc. Bref, il est question de v├®rifier toute la situation financi├¿re du requ├®rant.

 Les codifications

La codification consiste ├á traduire les informations collect├®es en codes de mani├¿re ├á les rendre plus accessibles au langage informatique.

Les dossiers concern├®s sont :

  • La suspension de solde

Elle consiste ├á porter sur la fiche de codification les noms et pr├®noms, le matricule, le code de suspension  qui d├®pend de la nature de la suspension (d├®c├¿s, d├®tachement, absence irr├®guli├¿re, licenciement, r├®vocation retraite anticip├®, suspension sur demande, faux actes, CIM, etc.) puis de conclure la suspension avec le mois effectif.

  • La suppression de code

Elle consiste ├á porter sur la fiche de codification les noms et pr├®noms, le matricule, le code ├á supprimer (il sÔÇÖagit g├®n├®ralement des ├®l├®ments de gains : indemnit├®s ou primes indues) puis ├á conclure le code ├á supprimer avec le mois effectif.

  • La reprise en solde

Elle consiste ├á porter sur la fiche de codification les noms et pr├®noms, le matricule, le mois de reprise. En langage technique, il sÔÇÖagit de lever une position. Ex : position absence irr├®guli├¿re ├á position dÔÇÖactivit├® normale.

  • La remise en activit├®

LÔÇÖon porte sur la fiche de codification les noms et pr├®noms, le matricule et les codes concernant lÔÇÖacte de reclassement. Elle concerne le plus fr├®quemment les agents publics ayant b├®n├®fici├® dÔÇÖun reclassement avant lÔÇÖ├óge limite r├®glementaire de la retraite dans leur cat├®gorie et qui se retrouvent bascul├®s en pr├®-pension avant la prise en compte financi├¿re de leur nouvelle situation. Exemple : un Inspecteur de Police reclass├® au grade dÔÇÖOfficier de Police ou alors un Contractuel de la 7├¿me cat├®gorie reclass├® ├á la 8e cat├®gorie ou encore un fonctionnaire de la Cat├®gorie C reclass├® ├á la cat├®gorie B1.

  • La correction dÔÇÖ├®l├®ments dÔÇÖidentification

LÔÇÖon porte sur la fiche de codification les noms et pr├®noms, matricule, lÔÇÖ├®l├®ment de correction ├á effectuer (nom et pr├®noms, grade, situation matrimoniale, r├®sidence, etc.) puis valide imm├®diatement.

  • Le mode de r├¿glement

La codification consiste ├á porter sur la fiche les noms et pr├®noms, le matricule, le code salaire et le relev├® dÔÇÖidentit├® bancaire (RIB) ou code poste comptable assignataire du Tr├®sor.

├ëlaboration des ├®tats de r├®gularisation

Ces documents servent ├á la r├®gularisation des situations financi├¿res des agents publics. Il sÔÇÖagit des ├®tats des sommes dues (ESD) et les certificats administratifs (CA).

  • Les ├ëtats des Sommes Dues : lÔÇÖ├ëtat des Sommes Dues comportent trois (03) parties :

*  lÔÇÖintroduction pr├®sente le pr├®ambule et comporte lÔÇÖidentification du requ├®rant, lÔÇÖ├®nonc├® du droit ├á mandater ou de lÔÇÖordre de recette ├á recouvrer selon le cas.

*      le corps pr├®sente lÔÇÖ├®nonc├® des motifs et mobiles ; cÔÇÖest dans cette partie que se font les calculs dont le r├®sultat constitue le net ├á mandater ou lÔÇÖordre de recette ├á recouvrer.

*   la conclusion ob├®it ├á une formule consacr├®e qui prononce la d├®cision finale : “arr├¬t├® le pr├®sent ├®tat ├á la somme de ÔǪ” pour lÔÇÖ├®tat des sommes dues “├á”, “arr├¬t├® le pr├®sent ordre de recette ├á la somme de ÔǪ” pour lÔÇÖ├®tat des sommes dues “par”.

NB : Une bonne lecture des diff├®rentes p├®riodes de r├®f├®rence, la ma├«trise des diff├®rents bar├¿mes des salaires en vigueur, les codes des ├®l├®ments de gain et de retenue sont n├®cessaires.

  • Le Certificat Administratif : il sÔÇÖ├®tablit sur la base des informations suivantes :

*         nature des actes ayant ordonn├® la suspension et la reprise en solde ;

*         num├®ros et dates des arr├¬t├®s de suspensions et de reprises ;

*         date de suspension de solde ;

*         date de service ;

*         date de r├®f├®rence de reprise en solde.

Tout comme lÔÇÖ├®tat des sommes dues il comporte trois parties, ├á la diff├®rence que le pr├®ambule est plus ├®labor├® et rappelle :

  • lÔÇÖordonnateur de la r├®gularisation ;
  • lÔÇÖidentification du requ├®rant ;
  • toutes les informations et les conditions sur la base desquelles la r├®gularisation est faite.

Les deux documents ├®tant des actes administratifs, ils comportent en plus des trois parties principales suscit├®es :

  • le timbre de service ;
  • le num├®ro du dossier ;
  • les ampliations.

Traitement informatique

Le traitement informatique consiste ├á introduire les donn├®es issues du traitement manuel dans lÔÇÖapplication informatique. Il existe plusieurs types de traitement selon la nature du dossier :

  • le traitement des dossiers de suspension et de reprise en solde ;
  • le traitement des dossiers de correction des ├®l├®ments dÔÇÖidentification
  • le traitement des dossiers de remise en activit├® ;
  • le traitement des dossiers du contentieux ;
  • le traitement des dossiers des modes de r├¿glement.

Le traitement des dossiers de suspension et de reprise en solde

Elle consiste ├á introduire dans lÔÇÖoutil informatique les codes permettant de modifier directement les positions solde apr├¿s le traitement informatique de la mutation du mois. CÔÇÖest le cas des :

  • suspensions de salaire ou de pension ;
  • suppressions des codes indus ;
  • reprise simple de salaire ou de pension.

Le traitement des dossiers de correction des ├®l├®ments dÔÇÖidentification

Il se d├®roule en trois (03) phases :

  • La saisie : elle consiste ├á introduire dans lÔÇÖoutil informatique les informations n├®cessaires pour la modification des ├®l├®ments de mise ├á jour ;
  • LÔÇÖenregistrement : cette op├®ration permet dÔÇÖenregistrer le num├®ro de saisie en vue de la validation ;
  • La validation : cette op├®ration confirme la modification des ├®l├®ments de mise ├á jour sollicit├®s.

Traitement des dossiers de remise en activit├®

La remise en activit├® consiste ├®galement ├á changer la position solde de lÔÇÖagent public de la position pensionn├® ├á la position actif en pla├ºant ├á son nouveau grade apr├¿s lÔÇÖint├®gration ou le reclassement. Cette op├®ration consiste ├á :

  • Changer la position solde de lÔÇÖint├®ress├® avant la saisie des nouveaux ├®l├®ments de solde ;
  • Introduire dans lÔÇÖoutil informatique les nouveaux ├®l├®ments de solde du mis en cause ;
  • Saisir le num├®ro du dossier en vue de la transmission ├®lectronique ;
  • Transmettre ├®lectroniquement les num├®ros des dossiers saisis (accompagn├®s des dossiers physiques regroup├®s par bordereau) au Tr├®sor pour la validation au mois. La r├®gularisation du moins per├ºu se fera ult├®rieurement par Etat des Sommes Dues “├á ÔǪ “.

Le traitement des dossiers du contentieux

Le traitement des dossiers du contentieux consiste ├á prendre en compte les montants des ESD ou des CA en vue de leur mandatement. Apr├¿s la saisie, le num├®ro du dossier est enregistr├®. Les dossiers saisis sont ensuite transmis ├®lectroniquement (accompagn├®s des dossiers physiques) au service de la solde et des pensions du Tr├®sor, pour le contr├┤le et le paiement.

Les dossiers g├®n├®rant des ordres de recettes sont transmis par bordereau ├á la Direction G├®n├®rale du Tr├®sor et de la Coop├®ration Financi├¿re/Paierie G├®n├®rale du Tr├®sor/Service des Oppositions.

Le traitement des modes de règlement

Le traitement informatique des dossiers de changement des modes de r├¿glement sÔÇÖeffectue en deux (02) phases :

  • La saisie : elleconsiste ├á lÔÇÖintroduction des ├®l├®ments de modification dans lÔÇÖoutil informatique. Les Charg├®s dÔÇÖ├ëtudes Assistant sÔÇÖen chargent.
  • La validation : elle consiste ├á confirmer les modifications requises. Elle sÔÇÖeffectue au niveau du Chef de Cellule.

Traitement des rejets

Au cours de son traitement, un dossier ne remplissant pas les conditions requises de forme ou de fond, peut faire lÔÇÖobjet dÔÇÖun rejet.

Typologie des rejets

  • Le rejet en la forme est fond├® sur les vices de proc├®dure ou sur lÔÇÖabsence dÔÇÖune pi├¿ce dans la composition du dossier. CÔÇÖest le cas par exemple :

*       dÔÇÖune mauvaise orientation du dossier ;

*       dÔÇÖun dossier incomplet ;

*       dÔÇÖun acte douteux (falsifi├® ou surcharg├®) ;

*       dÔÇÖune transmission non officielle, entre autres.

  • Le rejet au fond se fonde sur lÔÇÖobjet m├¬me de la requ├¬te. Il sÔÇÖagit ici de voir si le droit requis est d├╗. CÔÇÖest le cas par exemple :

*     dÔÇÖune demande de reprise en solde non autoris├®e par un acte conforme ;

*    dÔÇÖune requ├¬te en vue dÔÇÖune r├®gularisation d├®j├á effectu├®e, entre autres.

Les niveaux de rejet

Un dossier peut subir un rejet :

  • au niveau des diff├®rents bureaux de courrier lors de sa r├®ception et son enregistrement.
  • au niveau des Charg├®s dÔÇÖ├ëtudes Assistant ;
  • au niveau du Chef de Cellule au moment de sa cotation, du visa ou de la signature.

La gestion des rejets

Certains rejets peuvent ├¬tre r├®gularis├®s en cours traitement. CÔÇÖest le cas dÔÇÖune erreur dÔÇÖappr├®ciation lors du traitement.

Les dossiers rejet├®s parce que comportant des actes douteux sont transmis par bordereau ├á la Brigade de Contr├┤les de la DDPP qui peut proc├®der ├á leur authentification au niveau des services ├®metteurs desdits actes.

En principe, le dossier rejet├® est retourn├® ├á lÔÇÖint├®ress├® accompagn├® par note de rejet (soit fait retour) qui reprend lÔÇÖobjet de la requ├¬te et pr├®cise le motif de rejet, par voie de courrier officiel si celui-ci comporte une adresse.

En tout ├®tat de cause, la liste des rejets est ├®tablie et affich├®e au babillard ├á la Direction de la D├®pense de Personnel et des Pensions ou communiqu├®e par voie de presse (le quotidien Cameroon Tribune, CRTV Radio).

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