Présentation de la Sous-Direction des Affaires Communes

Suivant décret n° 2008/365 du 8 novembre 2008, portant organisation du Ministère des Finances, la Sous-Direction des Affaires Communes est chargée des dépenses Communes relatives :

aux frais de relève

aux charges de souveraineté

aux frais médicaux et pharmaceutiques

Sous réserve de la mise en place des structures prévues par l’organigramme de 2008, la Sous-direction des Affaires Communes comprend actuellement :

Le Bureau de la Relève et des Titres des Transport à  l’Intérieur (Porte 4)

Le Bureau de la Relève et des Titres de Transport à l’Extérieur (Porte 6)

Le Bureau des Frais d’Installation et du Personnel de maison (Porte 5)

Le Bureau des évacuations sanitaires. (Porte 7)

I. FRAIS DE RELEVE

Les frais de relève ou frais de déplacement sont servis aux agents publics à l’occasion d’une affectation, d’un départ à la retraite et des congés.

A) Frais de Relève à l’Intérieur

Fondements Juridiques :

Décret n° 2000/693/PM du 13 septembre 2000 fixant le régime des déplacements des agents publics civils et les modalités de prise en charge des frais y afférents.

Circulaire n° 11/0001/MINFI du 14 janvier 2011 portant instructions relatives à l’exécution et au contrôle de l’exécution du budget de l’état et des organismes subventionnés pour l’exercice 2011.

Bénéficiaires : Personnel du Ministère des Finances.

Bureau Compétent : Bureau de la Relève et des Titres de Transport à l’Intérieur

Composition d’un dossier de frais de relève pour affectation

Une demande timbrée

Deux arrêtés ou deux décisions d’affectation

Un certificat de prise de service

Une copie légalisée de l’acte de mariage

Un certificat de vie collectif des enfants mineurs à charge complété

Des copies d’acte de naissance

Un bulletin de solde récent

Une attestation de distance (pour les localités situées hors des chefs-lieux des circonscriptions administratives)

Composition d’un dossier de frais de relève pour congé

Une demande timbrée

Deux décisions de congé

Une notification de congé ou certificat de départ en congé

Une attestation de présence effective au poste

Une copie légalisée de l’acte de mariage

Un certificat de vie collectif des enfants mineurs à charge ou

Des copies certifiées conformes d’acte de naissance

Un bulletin de solde récent

Une attestation de non fonction du conjoint ou une attestation de non-paiement des frais de transport à l’autre conjoint signée par le gestionnaire de crédits dont relève ledit conjoint.

Composition d’un dossier de frais de relève retraite 

Une demande timbrée

Deux arrêtés ou deux décisions de mise en retraite

Une attestation de cessation de service

Une copie légalisée de l’acte de mariage

Un certificat de vie collectif des enfants mineurs à charge complété

Des copies d’acte de naissance

Le dernier bulletin de solde

Un bulletin nul ou un bulletin pensionné (30%)

Une attestation de distance (pour les localités situées hors des chefs-lieux des circonscriptions administratives)

Une attestation de non fonction du conjoint 

 # En cas de décès du fonctionnaire en activité, l’état paie aux ayants droits du défunt des frais de relève. Dans ce cas la composition du dossier est identique à celui des frais de relève pour la retraite et l’acte de décès remplace l’acte de mise en retraite.

+ Les personnels en services dans les structures déconcentrées doivent introduire leurs dossiers de frais de relève auprès des Contrôles Régionaux des Finances qui disposent de crédits délégués à cet effet.

Méthodologie de calcul des frais de relève à l’intérieur 

Les frais de relève à l’intérieur se calculent en fonction des paramètres suivants

La zone géographique

L’indice de grade de l’agent public

La distance en km.

La composition de la famille

Affectation et Retraite

 1) Zone du Grand Nord : Adamaoua-Nord-Extrême-Nord

Personnel (p) : 14,14 FCFA x nombre de personnes plein tarif x distance
                       6,29 FCFA x nombre de personnes demi-tarif x distance

Bagages (b) : 0,034 FCFA x distance x poids net (poids total-franchise)

Déménagement (d) : poids total x 100

Total = P + B + D

 2) Zone de l’Est

 Personnel (p) : 14,20 FCFA x nombre de personnes plein tarif x distance

                        6,09 FCFA x nombre de personnes demi-tarif x distance

Bagages (b) : 0,034 FCFA x distance x poids net (poids total-franchise)

Déménagement (d) : poids total x 100

Total = P + B + D

 3) Zone du Grand Sud : Sud – Centre – Littoral – Ouest – Nord-Ouest – Sud-Ouest

Personnel (p) : 14 FCFA x nombre de personnes plein tarif x distance

 5,78 FCFA x nombre de personnes demi-tarif x distance

Bagages (b) : 0,034 FCFA x distance x poids net (poids total-franchise)

D├®m├®nagement (d) : poids total x 100

 Total = P + B + D

 Cas des Congés

 1) 14,14 x nombre de personnes plein tarif x distance

 2) 0,034 x distance x poids net

Total = 1 + 2

+ Le tarif plein est appliqué à l’agent public et son conjoint (e), et les enfants de 6 à 21 ans.

+ Le demi -tarif est appliqué aux enfants de 4 à 6 ans.

+ Le transport est gratuit pour les enfants de moins de 3 ans.

     + L’annexe IV du décret n° 2000/693 du 13 septembre 2000 indique le poids de bagages auquel a droit l’agent public et sa famille en fonction du motif du déplacement

B) Frais de Relève à l’Extérieur

 

Fondements Juridiques :

Décret n° 2000/693/PM du 13 septembre 2000 fixant le régime des déplacements des agents publics civils et les modalités de prise en charge des frais y afférents.

Décret n°77/240 du 25 juillet 1977 fixant les conditions de rémunération, de congés et de déplacements des personnels administratifs des missions diplomatiques et consulaires.

Circulaire n° 11/0001/MINFI du 14 janvier 2011 portant instructions relatives à l’exécution et au contrôle de l’exécution du budget de l’Etat et des organismes subventionnés pour l’exercice 2011.

Bénéficiaires : Personnel du Ministère des Finances en poste dans les missions diplomatiques et consulaires. 

Bureau compétent : Bureau de la Relève et des Titres de Transport à l’Extérieur (Porte 6)

Composition d’un dossier de congé

Demande timbrée adressée au MINFI

Arrêté de nomination

Facture pro forma de validité trois mois

Décision de congé

Copies d’acte de naissance des enfants à charge de moins de 21 ans

Copie d’acte de mariage

Certificat de vie collectif bulletin de solde

Composition d’un dossier d’affectation, mutation à un poste diplomatique ou retour définitif 

Demande timbrée adressée au MINFI

Arrêté de nomination

Facture pro forma de validité trois mois

Copies d’acte de naissance des enfants à charge de moins de 21 ans

Copie d’acte de mariage Certificat de vie collectif Bulletin de solde

Modalités de traitement 

Pour les frais de relève congés, l’agent public bénéficie de titres de transport pour lui-même, son conjoint(e) et ses enfants mineurs.

à l’occasion d’une première affectation à un poste diplomatique 

Transport personnel + excédents de bagages

à l’occasion d’une mutation ou un retour définitif l’agent public bénéficiera : 

1) Transport personnel

2) Transport des bagages*

– franchise administrative de 20kg/personne

(poids de bagages de l’agent + poids de bagage du conjoint + poids de bagages des enfants)*(taux applicable pour la zone concernée).

 + Les déplacements par avion sont effectués en classe économique pour les agents publics.

II. LES FRAIS FUNERAIRES

 Fondement juridique 

Décret n° 94/199 du 7 octobre 1994 portant Statut Général de la Fonction Publique de l’état, modifié et complété par le décret n° 2000/287 du 12 octobre 2000 (article 127)

Circulaire n° 11/0001/MINFI du 14 janvier 2011 portant instructions relatives à l’exécution et au contrôle de l’exécution du budget de l’état et des organismes subventionnés pour l’exercice 2011.

Note de service n° 06376/MINFI/DAG du 14 octobre 1991 qui prévoit les taux de remboursement selon le tableau ci-après :

Catégorie du dé

Frais de Transport

Achat Cercueil

CUJUS

   

Membres du

50 000

200 000

Gouvernement et

assimilés

A

40 000

150 000

B

40 000

130 000

C

40 000

110 000

D

40 000

100 000

 

Composition d’un dossier de remboursement de frais funéraires

Une demande timbrée

Une copie d’acte de mariage ou un jugement d’hérédité

Une copie d’acte de décès certifiée conforme

Un bulletin de solde du défunt

La facture du cercueil portant la mention payée comptant et livrée

La facture du corbillard portant la mention payée comptant et livrée

Une photocopie de la carte nationale d’identité du requérant

Composition d’un dossier d’octroi de cercueil 

Décret n° 94/199 du 7 octobre 1994 portant Statut Général de la Fonction Publique de l’Etat, modifié et complété par le décret n° 2000/287 du 12 octobre 2000 (article 127)

Demande de l’administration utilisatrice de l’agent public décédé

Certificat de genre de mort ou acte de décès Bulletin de solde de l’intéressé du dé cujus

Les cercueils actuellement disponibles sont les cercueils ordinaires, les cercueils semi-luxes, les cercueils de luxe, les cercueils grand-luxe. Ils sont octroyés en fonction de la catégorie du dé cujus.

# Les personnels en services dans les structures déconcentrées doivent introduire leurs demandes de remboursement de frais funéraires et de cercueils auprès des Contrôles Régionaux des Finances qui disposent de crédits délégués à cet effet.

Les rapatriements sanitaires 

Lorsqu’un fonctionnaire décède au cours d’une mission officielle à l’étranger ou dans le cadre d’une évacuation sanitaire à l’étranger, l’état procède au rapatriement de sa dépouille mortelle. Bénéficient également du rapatriement les étudiants titulaires d’une bourse de l’Etat ou de la coopération bi et multilatérale, les diplomates en poste à l’étranger au moment de leur décès.

Participation aux obsèques du Personnel du Ministère des Finances Il est dans les usages au Ministère des Finances de contribuer aux obsèques de ses personnels. L’enveloppe allouée à cet effet aux familles varie de 500 000 FCFA à 3 000 000 FCFA en fonction de la catégorie et de la fonction occupée par le de cujus à son décès.

 III. LES PRISE EN CHARGE MÉDICALES 

Fondement Juridique 

Décret 2000/692/PM du 13 septembre 2000 fixant les modalités d’exercice du droit à la santé du fonctionnaire.

Circulaire n° 11/0001/MINFI du 14 janvier 2011 portant instructions relatives à l’exécution et au contrôle de l’exécution du budget de l’Etat et des organismes subventionnés pour l’exercice 2011

Bénéficiaires : Tous les agents publics 

Composition d’un dossier de prise en charge médicale à l’intérieur

Le bordereau accompagnant le procès-verbal du Conseil National de Santé Bulletin de solde

Composition d’un dossier de prise en charge médicale à l’extérieur

 Le bordereau accompagnant le procè-verbal du Conseil National de Santé Bulletin de solde

Facture pro forma de transport de validité trois mois.

Composition d’un dossier de remboursement de frais médicaux

Procès Verbal du Conseil National de santé Factures d’achat des médicaments

 Ordonnances médicales Bulletin de solde

+ II est important de retenir que la prise en charge médicale accordée par l’Etat aux agents publics n’est pas gratuite, le bénéficiaire de la dite prise en charge subit une retenue sur son salaire qui varie de 30% à 50% en fonction de sa catégorie. De plus cette prise en charge est plafonnée à 10 000 000 (Dix millions) de CFA quelque soit le montant du devis initial.

Tableau des retenues : Annexe II au décret n° 2000/692 du 13 septembre 2000

 

Groupe 1

50%

Groupe II

40%

Groupe III

30%

Groupe IV

0%

 

ª Sont exemptés d’ordre de recette : les fonctionnaires dont la maladie ou l’accident est imputable au service, les personnels du corps médical, les agents de l’état partis à la retraite sans avoir atteint l’indice 150 ou la 5ième catégorie. Le personnel de la Sûreté National est dispensé d’ordre de recette pour les prises en charge médicale à l’intérieur.

Principe de traitement d’un dossier d’évacuation sanitaire 

La participation de l’état aux devis des évacuations sanitaires est plafonnée à 10 000 000 (Dix millions) de francs fcfa. Si votre devis de soin est supérieur à 10 000 000, l’état n’ira pas au-delà.

Votre devis d’hospitalisation s’élève à 15 000 000 (Quinze millions) de francs, pour un séjour à l’Hôpital Georges POMPIDOU de Paris.

Que peut faire l’état pour vous ?

Il vous accorde 10 000 000 (Dix millions) de francs CFA pour votre transport, vos soins et le suivi ambulatoire.

Il émet concomitamment un ordre de recette en fonction de votre catégorie.

Monsieur ATANGANA est Contractuel d’Administration de 8ième catégorie et doit bénéficier d’une prise en charge dont le devis est de montant 15 000 000 (Quinze millions) de francs CFA et réparti ainsi qu’il suit:

12 000 000, pour les soins, 2 000 000 (Deux millions) de francs pour le suivi ambulatoire et 1 000 000 pour le transport

Traitement du dossier 

Pour respecter le principe du plafond de 10 000 000, l’état accordera à l’intéressé

1 000 000 (Un million) pour le transport

2 000 000 (Deux millions) pour ses frais ambulatoires 7 000 000 (Sept millions) pour ses soins. La différence de 5 000 000 est à sa charge

Ensuite on émettra un ordre de recette, de 30% du montant des fonds accordés (en dehors du transport soit (7 000 000 + 2 000 000) * 30% = 2 700 000 (Deux millions sept cent mille) francs CFA de retenues à payer.

C’est pourquoi on parle de participation du malade à ses soins.

+ Lorsque la prise en charge se fait à l’intérieur du territoire national l’argent est viré au compte de l’hôpital d’accueil ou au compte de la pharmacie de référence devant fournir les médicaments.

 ª Pour les prises en charge à l’extérieur l’argent est mandaté au profit du Percepteur du pays d’accueil, qui est chargé de régler toutes les factures. En aucun cas il ne peut directement remettre l’argent au malade.

IV. INDEMNITÉS DE SERVICE DE TÉLÉCOMMUNICATION 

Fondement Juridique 

Décret n° 2005/441 du 1er novembre 2005 fixant les conditions d’installation et de prise en charge des moyens de télécommunication dans les services publics

Circulaire n° 11/0001/MINFI du 14 janvier 2011 portant instructions relatives à l’exécution et au contrôle de l’exécution du budget de l’état et des organismes subventionnés pour l’exercice 2011

Bureau compétent : Bureau des Frais d’Installation et du Personnel de Maison (Porte 5).

Bénéficiaires : Personnel du Ministère des Finances ayant au moins rang de Chef de Service. 

Composition du Dossier 

Une demande timbrée

Une copie de l’acte de nomination

Un certificat de prise de service

Une facture ou un abonnement au service de télécommunication au nom du demandeur

Extrait de l’annexe II du décret n° 2005/441 du 1er novembre 2005 fixant les conditions d’installation et de prise en charge des moyens de télécommunication dans les services publics

Groupe III 

Bénéficiaires

Quota mensuel

Les Secrétaires Généraux des Ministères et assimilés Les Directeurs Généraux de l’Administration Centrale.

40 000 FC FA

Groupe V

Bénéficiaires

Quota mensuel

Les Directeurs Adjoints, les Sous- Directeurs et assimilés de l’Administration Centrale

20 000 FC FA

Groupe VI

Bénéficiaires

Quota mensuel

Les Chefs de Service de l’Administration Centrale et assimilés

15 000 FCFA

 

 

PRINCIPES DE TRAITEMENT D’UN DOSSIER ADMINISTRATIF 

Le schéma ci-dessous décrit le processus de traitement d’un dossier qui relève de la compétence de la Sous-Direction des Affaires Communes.

Il faut donc retenir que tout dossier fait l’objet d’un traitement à savoir d’une étude dont le résultat sera formalisé dans une note administrative adressée à Monsieur le Ministre des Finances.

La décision est un acte administratif qui autorise l’exécution d’une dépense prévue dans le budget de l’état. La décision signée suit le cheminement inverse décrit dans le schéma ci-contre et fait l’objet d’un engagement. 

Le bon d’engagement signé suit le cheminement matérialisé à la page 17 

Pour satisfaire les usagers et mener à bien ses activités la Sous-Direction gère des lignes de crédit spécifiques. Par conséquent l’aboutissement d’un dossier est conditionné par :

#  La conformité du dossier sur le plan légal

#  L’existence de disponibilités budgétaires suffisantes

Lorsque le dossier satisfait ces conditions son délai de traitement est de 72 heures 

De la prescription 

Conformément à l’article 251 de l’ordonnance OF4 du 07/02/1962 l’usager dispose, sauf pour les cas de congés qui sont payable annuellement d’un délai de 4 ans pour faire valoir ses droits, au-delé sa requête est frappée de prescription

 

Règles Générales 

A) évolution d’un bon d’engagement entre les services du Budget et du Trésor

1er étape : Bureau du Courrier Ordinateur (BCO) 105 pour enregistrement ;

2ième étape : BCO envoie à 117 (Bureau des Accréditations) ;

3ième étape : bureau des Accréditations (117) envoie à la cellule d’Appui (116)

4ième étape : Cellule d’Appui (116) envoie au Chef d’Engagement Comptable (120) 

5ième étape : Chef de Service au Sous-Directeur du Contrôle Financier ;

6ième étape : Sous-Directeur du Contrôle Financier à Pool de Saisie pour établissement carton “

7ième étape : Pool de Saisie au Bureau de Relance (BR) 118

8ième étape : BR (118) à la Paierie Générale (R7) pour liquidation et validation

9ième étape : R7 envoie à R25 pour validation et transmission à R21 (Service du Comptabilité) pour programmation du paiement./-

B) Cas spécifique des évacuations sanitaires (Délégation de crédit aux ambassades)

 1er étape : Transmission du BE au Chef de Division de la Préparation du Budget (porte 405) pour établissement du Bulletin de Liquidation de Recette (BLR).

2ième étape : Transmission du BE accompagné du BLR à la Sous-Direction du Contrôle Financier (SDCF) (porte 105)

3ième étape : le BE est ensuite côté pour traitement respectivement aux portes suivantes : 117 accréditations budgétaires-116 (cellule d’appui)-120 (Service des Engagements Comptables)-116-B (Sous-Directeur du contrôle Financier)-116 (Pool de saisie)-101C (Bureau des Régies d’Avances pour projet message-fax) ;

4ième étape : Transmission du Message-Fax à la Paierie Générale du Trésor ;

5ième étape : Après autorisation du Payeur général, le service de la Comptabilité (porte R21) prépare le mouvement effectif des fonds vers le pays d’accueil du malade (celui-ci est matérialisé par un télex indiquent que les fonds ont été effectivement virés) ;

Le malade pourra donc entreprendre les formalités consulaires pour son voyage.