INTRODUCTION

L’assainissement du fichier solde est un processus permanent qui vise la mise à jour de ce dernier afin qu’il n’y figurent que les agents publics régulièrement recrutés, placés dans leurs situations administratives et salariales idoines. Il s’agit ici du nettoyage du fichier solde en vue d’en évacuer non seulement les agents publics décédés, démissionnaires, en situation d’absence irrégulière, en détachement, mis en disponibilité, etc., mais aussi les éléments de rémunération indus.

Pour mener à bien cette importante mission, le Président de la République a, par décret n° 2008/365 du 08 novembre 2008 portant organisation du Ministère des Finances article 67, crée en lieu et place du service de mise à jour du fichier solde, une cellule d’assainissement du fichier solde chargée de :

  • la prise en compte de toutes les anomalies constatées sur la solde et les pensions ;
  • la conduite des opérations relatives à l’assainissement du fichier solde, en rapport avec le Ministère de la Fonction Publique.

Le présent guide de traitement des dossiers relatifs à l’assainissement du fichier solde est un document visant l’information des usagers de la solde et des pensions ; la formation et le renforcement des capacités des personnels intervenant dans la chaîne solde. Il renseigne sur :

  • la nature, la provenance et la composition des dossiers ;
  • les contrôles à effectuer, la matérialisation et le traitement technique des dossiers ;
  • la destination des dossiers.

En somme c’est un instrument de travail susceptible de réduire les pesanteurs et les lenteurs dans le traitement de différents types de dossiers d’assainissement du fichier solde.

NATURE ET ORIGINE DES DOSSIERS

Il s’agit dans cette partie de présenter la nature et l’origine des différents dossiers traités à la Cellule d’Assainissement du Fichier Solde.

Nature des dossiers

La Cellule d’Assainissement du Fichier Solde traite en général six (06) types de dossiers à savoir :

  • les modes de règlement ;
  • les suspensions de solde ;
  • les reprises en solde ;
  • les suppressions des éléments de gains indus ;
  • la régularisation des situations financières ;
  • l’actualisation des éléments d’identification sur le bulletin de solde.

Modes de règlement

C’est la domiciliation du salaire ou de la pension d’un agent public actif ou d’un pensionné à un poste assignataire ou à un établissement financier. En effet, l’agent public nouvellement pris en charge dans le fichier solde de l’État peut faire domicilier son salaire ou sa pension soit dans une institution bancaire soit dans un poste comptable de son choix. Ce choix peut néanmoins subir des changements à la convenance de celui-ci. Les déplacements de salaire peuvent se faire :

  • d’un poste comptable à un autre ;
  • d’un poste comptable à une banque et vice-versa ;
  • d’une banque à une autre.

Il convient de signaler que conformément à l’ordonnance de 1962, tout salaire supérieur ou égal à 100 000 (cent mille) francs doit faire l’objet d’un virement bancaire.

Suspension de solde

Il existe plusieurs motifs de suspension de salaire ou de pension qui peuvent se réduire en deux positions : les positions régulières et les positions irrégulières.

Positions régulières

Du détachement

C’est la position du fonctionnaire placé temporairement hors de son poste de travail pour servir auprès :

  • d’une institution publique prévue par la constitution, la loi ou par acte réglementaire ;
  • des collectivités publiques locales ou des entreprises, organismes publics ou parapublics ;
  • des entreprises privées nationales ;
  • des organismes privés d’intérêt général ou à caractère associatif assumant des missions d’intérêt général ;
  • des organisations internationales ou des Organisations Non Gouvernementales.

Le fonctionnaire peut également être détaché d’office pour exercer les fonctions de membre du gouvernement, des fonctions publiques électives ou un mandat syndical.

Le détachement est prononcé par un arrêté du Ministre en charge en charge de l’administration d’origine du fonctionnaire concerné après accord de l’organisme d’accueil. Le Ministre en charge en charge de la Fonction Publique et le cas échéant le Ministre en charge utilisateur en sont informés.

Il est à noter qu’à la fin du détachement, le fonctionnaire est obligatoirement réintégré par le Ministre en charge qui a prononcé le détachement. Pour tous les fonctionnaires du corps de l’Administration Générale, le détachement peut être prononcé par le Ministre en charge en charge de la Fonction Publique après accord de l’organisme de détachement sur avis du Ministre en charge utilisateur. Une copie de l’acte de détachement doit être impérativement adressée au Ministre en charge des Finances en vue de la suspension de solde.

Pendant cette période de détachement, le fonctionnaire avance en échelons et en classes mais sans effet financier.

De la disponibilité

C’est la position du fonctionnaire qui, temporairement hors de son cadre, cesse de bénéficier pour la durée de cette position de ses droits à la rémunération, à l’avancement et à la pension. Elle est prononcée par arrêté du Ministre en charge utilisateur. Le Ministre en charge en charge de la Fonction Publique et le cas échéant, le Ministre en charge utilisateur en sont informés.

Le Ministre en charge de la Fonction Publique peut par dérogation prononcer la disponibilité des Fonctionnaires des corps de l’Administration Générale après avis du Ministre en charge utilisateur.

La mise en disponibilité du fonctionnaire est accordée sur sa demande pour :

  • convenance personnelle, pour une durée n’excédant pas deux (02) ans ;
  • exercice des activités d’ordre artistique, culturel, social, économique et financier pour une durée de trois ans renouvelable par tacite reconduction ;
  • études ou recherches pour la durée de celles-ci.

La fin de la disponibilité du fonctionnaire est prononcée par le Ministre en charge qui a prononcé ladite disponibilité conformément aux textes en vigueur.

Une copie doit être impérativement adressée au Ministre en charge des Finances en vue de la suspension de solde.

De la démission

La démission est un acte écrit par lequelle fonctionnaire marque sa volonté non équivoque de quitter définitivement la Fonction Publique. L’initiative de la démission appartient au fonctionnaire. L’arrêté acceptant la démission est pris par le Ministre en charge en charge de la Fonction Publique. Cet arrêté est directement transmis au Ministre en charge des Finances pour suspension des éléments de rémunération.

Du décès

Le décès d’un agent public met fin à l’activité de celui-ci et entraîne sa suspension du fichier solde et pension de l’État. Par conséquent, toutes les Administrations et les ayants droit doivent impérativement saisir le Ministre en charge des Finances en vue de la suspension de solde le mois suivant celui du décès.

Positions irrégulières

Les manquements graves d’un Agent Public à son lieu de service peuvent conduire à des sanctions administratives voire pénales. Dans le cas des sanctions administratives, les situations ci-après donnent lieu à la suspension de solde :

  • l’absence irrégulière ;
  • la suspension temporaire ;
  • la révocation ou licenciement ;
  • les faux actes.

Dans le cas des sanctions pénales, le Procureur de la République délivre un acte de suspension.

Reprise en solde

C’est le fait pour un agent public suspendu d’être remis en sa position d’activité ou de pensionné. Les cas de reprise en solde sont divers. Il s’agit de :

  •  la remise en activité ;
  • la réactivation de matricule ;
  • la prolongation d’activité.

La reprise en solde est autorisée par un acte de l’autorité qui a prononcé la suspension.

Suppression des éléments de gains indus

Les agents publics qui ont perdu leur poste de responsabilité et qui continuent de percevoir les primes et indemnités y afférentes le font indûment. Il arrive aussi qu’à la suite d’une remise en activité, les codes de prépension ne sautent pas automatiquement. Pour une raison ou pour une autre, un agent public se retrouve avec une prime ou une indemnité qui n’a aucun lien, avec la fonction ou le grade réel. Alors il est impératif de supprimer ce gain indu. L’opération consiste à supprimer ces codes y relatifs.

Régularisation des situations financières à l’issue des opérations de mise à jour du fichier solde

Elle se fait par :

  • État des sommes dues “par”, établi pour recouvrer les droits servis à tort à un agent public et se terminant par la formule consacrée : “arrêté le présent ordre de recette à la somme de …”
  • État des sommes dues “à”, établi pour remettre l’agent public concerné dans ses droits lésés et se terminant par la formule “arrêté le présent état à la somme de ….”
  • Certificat Administratif, établi pour régulariser la situation financière d’un agent public dont la suspension a entraîné un ordre de recette. Il s’agit généralement des cas de suspension irrégulière tels que décrits plus haut. Le Certificat Administratif permet donc de régler les contentieux financiers entre l’agent public et l’État après la reprise en solde.

Il comporte trois parties : le préambule, l’énoncé des motifs et mobiles et la conclusion.

Actualisation des éléments d’identification sur le bulletin de solde

Cette opération consiste à s’assurer que les informations portées sur le bulletin de l’agent sont conformes à l’identité et à la situation de l’agent. Il s’agit de corriger les caractéristiques ci-après :

  • l’ordre des noms et prénoms ;
  • l’affectation ;
  • la situation matrimoniale.

Origine des dossiers

Les dossiers proviennent :

  • des administrations publiques et parapubliques (Ministères, Établissements Publics Administratifs, services des Gouverneurs, Préfectures, Brigade du Contrôle de la Solde et Pensions) ;
  • des Administrations privées (Établissements bancaires et de Micro-finances) ;
  • des usagers.

LA COMPOSITION DES DOSSIERS

Mode de règlement

Domiciliation bancaire

Banque ou établissement de micro finance

  • une demande timbrée au tarif en vigueur ;
  • l’attestation d’ouverture de compte (original) ;
  • la photocopie de la carte nationale d’identité ;
  • une photo d’identité 4 x 4 ;
  • l’attestation de présence effective au poste.

Poste comptable du Trésor

  • une demande timbrée au tarif en vigueur ;
  • l’attestation de domicile ;
  • l’attestation de présence effective au poste ;
  • une photocopie de la CNI ;
  • une photo 4×4 ;
  • l’attestation de présence effective au poste.

Changement de domiciliation bancaire

Transfert d’une banque :

A un autre établissement bancaire ou de micro finance

  •  une demande timbrée au tarif en vigueur ;
  •  l’attestation de clôture de compte ou de non redevance ;
  •  l’attestation d’ouverture de compte dans le nouvel Établissement ;
  •  une photocopie de la CNI ;
  •  une photo 4×4 ;
  •  l’attestation de présence effective au poste.

A un Poste Comptable du Trésor.

  •  une demande timbrée au tarif en vigueur ;
  •  l’attestation de clôture de compte ou de non redevance ;
  •  l’attestation de présence au poste ;
  •  l’attestation de domicile pour les pensionnés ;
  •  une photocopie de la CNI ;
  •  une photo 4×4.

Suspension de solde

Suspension pour cause de décès

  • une demande timbrée au tarif en vigueur;
  • l’acte de décès du défunt ;
  • la photocopie de la CNI légalisée du demandeur.

Acte en provenance de diverses Administrations

L’acte demandant la suspension avec le motif.

Reprise en solde

Absence irrégulière

  • une demande timbrée au tarif en vigueur ;
  • un acte ordonnant la suspension de solde ;
  • l’acte ordonnant la reprise en solde ;
  • un certificat de reprise de service ;
  • l’attestation de présence effective au poste ;
  • une photocopie de la carte nationale d’identité de l’intéressé.

Détachement / disponibilité

  • une demande timbrée au tarif en vigueur;
  • un arrêté de mise en disponibilité ou en détachement pris par le Ministre en charge utilisateur de l’Agent Public ou par le MINFOPRA pour les fonctionnaires de l’Administration Générale ;
  • un arrêté de fin de la mise en disponibilité ou détachement pris par le Ministre en charge utilisateur de l’Agent Public ou par MINFOPRA pour les fonctionnaires de l’Administration Générale ;
  • le certificat de reprise de service ;
  • une photocopie de la carte nationale d’identité ;
  • l’attestation de présence effective au poste.

Suspension erroné

  •  une demande timbrée au tarif en vigueur ;
  • le certificat de vie ;
  • l’attestation de présence effective pour les actifs ;
  • la photocopie carte nationale d’identité ;
  • l’arrêté de mise à la retraite pour les pensionnés.

Remise en activité suite à un reclassement ou une intégration

  • une demande timbrée au tarif en vigueur ;
  • l’acte portant reclassement ou lettre autorisant le maintien en activité de l’agent public ;
  • l’attestation de présence effective ;
  • la photocopie de la CNI.

Demande des administrations

  • la lettre du ministre utilisateur autorisant la reprise en solde ;
  • l’attestation de présence effective au poste ;
  • les photocopies certifiées conformes aux originaux des pièces justificatives.

Suppressions des codes indûment perçus

  • une demande timbrée au tarif en vigueur précisant les codes à supprimer;
  • l’attestation de présence au poste.

Prolongation d’activité

  • une demande timbrée ;
  • l’acte du chef de l’État autorisant la prolongation d’activité ;
  • le certificat de prise de service ;
  • l’attestation de présence effective au poste.

Les dossiers ainsi constitués sont déposés au Courrier Central du Ministère des Finances.

PROCESSUS DE TRAITEMENT DES DOSSIERS

Il s’agit ici de décrire :

  • le processus d’enregistrement et le circuit des dossiers ;
  • de traitement des dossiers ;
  • le traitement des rejets.

Enregistrement et circuit des dossiers

L’enregistrement des dossiers

L’enregistrement des dossiers est une opération qui consiste à inscrire dans un registre ou un fichier électronique après attribution d’un numéro d’identification, les noms et prénom du requérant, l’objet, l’origine, la destination, la date d’entrée des dossiers reçus.

Les dossiers sont déposés à la Sous-direction de l’Accueil du Courrier et des Liaisons (SDACL) du Ministère des Finances puis transmis successivement aux bureaux des courriers de la Direction Générale du Budget (DGB) et la Direction de la Dépense de Personnel et des Pensions (DDPP) ou ils seront acheminés à la CES/CAFS.

Le circuit des dossiers

Il s’agit de décrire les différentes étapes de traitement des dossiers à la CES/CAFS.

Dans le sens de la hiérarchie verticale, le Chef de la Cellule, en tout discrétion, côte les dossiers aux différents Chargés d’Études Assistants (CEA). Les CEA procèdent aux différents contrôles d’usage. Si les dossiers sont incomplets, ils sont rejetés dans le cas contraire, les Chargés d’Études Assistants les examinent, en font des propositions et les remontent par voie hiérarchique au Chef de la Cellule. Ces dossiers qui peuvent faire l’objet d’un état des sommes dues, de certificat administratif, de codification ou correspondance administrative en guise de réponses aux autres administrations et aux recourant, sont soumis à l’appréciation et au visa du Chef de la Cellule. Le Chef de Cellule, selon la nature des dossiers et après avoir discriminé, peut apposer son visa ou les soumettre la signature de la hiérarchie.

Le traitement des dossiers

On distingue trois types de traitements de dossiers :

  • le traitement manuel ;
  • le traitement informatique ;
  • le traitement des rejets.

Traitement manuel

On distingue quatre techniques de traitement manuel :

  • les contrôles;
  • les codifications ;
  • les États de Sommes Dues ;
  • les Certificats Administratifs.

 Les contrôles

Ils sont de deux ordres : le contrôle sur pièces et le contrôle en machine.

Le contrôle sur pièces

Ce contrôle consiste à vérifier la composition du dossier, l’authenticité et la conformité des actes ainsi que les différents visas de cotation relatifs au traitement.

Le contrôle en machine

Ce contrôle qui est complémentaire au premier permet de se rassurer que les éléments de gains sollicités par le requérant ne sont pas encore pris en compte. Entre autres, il s’agit de vérifier le bulletin de solde récent, les états de retenues, l’historique, etc. Bref, il est question de vérifier toute la situation financière du requérant.

 Les codifications

La codification consiste à traduire les informations collectées en codes de manière à les rendre plus accessibles au langage informatique.

Les dossiers concernés sont :

  • La suspension de solde

Elle consiste à porter sur la fiche de codification les noms et prénoms, le matricule, le code de suspension  qui dépend de la nature de la suspension (décès, détachement, absence irrégulière, licenciement, révocation retraite anticipé, suspension sur demande, faux actes, CIM, etc.) puis de conclure la suspension avec le mois effectif.

  • La suppression de code

Elle consiste à porter sur la fiche de codification les noms et prénoms, le matricule, le code à supprimer (il s’agit généralement des éléments de gains : indemnités ou primes indues) puis à conclure le code à supprimer avec le mois effectif.

  • La reprise en solde

Elle consiste à porter sur la fiche de codification les noms et prénoms, le matricule, le mois de reprise. En langage technique, il s’agit de lever une position. Ex : position absence irrégulière à position d’activité normale.

  • La remise en activité

L’on porte sur la fiche de codification les noms et prénoms, le matricule et les codes concernant l’acte de reclassement. Elle concerne le plus fréquemment les agents publics ayant bénéficié d’un reclassement avant l’âge limite réglementaire de la retraite dans leur catégorie et qui se retrouvent basculés en pré-pension avant la prise en compte financière de leur nouvelle situation. Exemple : un Inspecteur de Police reclassé au grade d’Officier de Police ou alors un Contractuel de la 7ème catégorie reclassé à la 8e catégorie ou encore un fonctionnaire de la Catégorie C reclassé à la catégorie B1.

  • La correction d’éléments d’identification

L’on porte sur la fiche de codification les noms et prénoms, matricule, l’élément de correction à effectuer (nom et prénoms, grade, situation matrimoniale, résidence, etc.) puis valide immédiatement.

  • Le mode de règlement

La codification consiste à porter sur la fiche les noms et prénoms, le matricule, le code salaire et le relevé d’identité bancaire (RIB) ou code poste comptable assignataire du Trésor.

Élaboration des états de régularisation

Ces documents servent à la régularisation des situations financières des agents publics. Il s’agit des états des sommes dues (ESD) et les certificats administratifs (CA).

  • Les États des Sommes Dues : l’État des Sommes Dues comportent trois (03) parties :

*  l’introduction présente le préambule et comporte l’identification du requérant, l’énoncé du droit à mandater ou de l’ordre de recette à recouvrer selon le cas.

*      le corps présente l’énoncé des motifs et mobiles ; c’est dans cette partie que se font les calculs dont le résultat constitue le net à mandater ou l’ordre de recette à recouvrer.

*   la conclusion obéit à une formule consacrée qui prononce la décision finale : “arrêté le présent état à la somme de …” pour l’état des sommes dues “à”, “arrêté le présent ordre de recette à la somme de …” pour l’état des sommes dues “par”.

NB : Une bonne lecture des différentes périodes de référence, la maîtrise des différents barèmes des salaires en vigueur, les codes des éléments de gain et de retenue sont nécessaires.

  • Le Certificat Administratif : il s’établit sur la base des informations suivantes :

*         nature des actes ayant ordonné la suspension et la reprise en solde ;

*         numéros et dates des arrêtés de suspensions et de reprises ;

*         date de suspension de solde ;

*         date de service ;

*         date de référence de reprise en solde.

Tout comme l’état des sommes dues il comporte trois parties, à la différence que le préambule est plus élaboré et rappelle :

  • l’ordonnateur de la régularisation ;
  • l’identification du requérant ;
  • toutes les informations et les conditions sur la base desquelles la régularisation est faite.

Les deux documents étant des actes administratifs, ils comportent en plus des trois parties principales suscitées :

  • le timbre de service ;
  • le numéro du dossier ;
  • les ampliations.

Traitement informatique

Le traitement informatique consiste à introduire les données issues du traitement manuel dans l’application informatique. Il existe plusieurs types de traitement selon la nature du dossier :

  • le traitement des dossiers de suspension et de reprise en solde ;
  • le traitement des dossiers de correction des éléments d’identification
  • le traitement des dossiers de remise en activité ;
  • le traitement des dossiers du contentieux ;
  • le traitement des dossiers des modes de règlement.

Le traitement des dossiers de suspension et de reprise en solde

Elle consiste à introduire dans l’outil informatique les codes permettant de modifier directement les positions solde après le traitement informatique de la mutation du mois. C’est le cas des :

  • suspensions de salaire ou de pension ;
  • suppressions des codes indus ;
  • reprise simple de salaire ou de pension.

Le traitement des dossiers de correction des éléments d’identification

Il se déroule en trois (03) phases :

  • La saisie : elle consiste à introduire dans l’outil informatique les informations nécessaires pour la modification des éléments de mise à jour ;
  • L’enregistrement : cette opération permet d’enregistrer le numéro de saisie en vue de la validation ;
  • La validation : cette opération confirme la modification des éléments de mise à jour sollicités.

Traitement des dossiers de remise en activité

La remise en activité consiste également à changer la position solde de l’agent public de la position pensionné à la position actif en plaçant à son nouveau grade après l’intégration ou le reclassement. Cette opération consiste à :

  • Changer la position solde de l’intéressé avant la saisie des nouveaux éléments de solde ;
  • Introduire dans l’outil informatique les nouveaux éléments de solde du mis en cause ;
  • Saisir le numéro du dossier en vue de la transmission électronique ;
  • Transmettre électroniquement les numéros des dossiers saisis (accompagnés des dossiers physiques regroupés par bordereau) au Trésor pour la validation au mois. La régularisation du moins perçu se fera ultérieurement par Etat des Sommes Dues “à … “.

Le traitement des dossiers du contentieux

Le traitement des dossiers du contentieux consiste à prendre en compte les montants des ESD ou des CA en vue de leur mandatement. Après la saisie, le numéro du dossier est enregistré. Les dossiers saisis sont ensuite transmis électroniquement (accompagnés des dossiers physiques) au service de la solde et des pensions du Trésor, pour le contrôle et le paiement.

Les dossiers générant des ordres de recettes sont transmis par bordereau à la Direction Générale du Trésor et de la Coopération Financière/Paierie Générale du Trésor/Service des Oppositions.

Le traitement des modes de règlement

Le traitement informatique des dossiers de changement des modes de règlement s’effectue en deux (02) phases :

  • La saisie : elleconsiste à l’introduction des éléments de modification dans l’outil informatique. Les Chargés d’Études Assistant s’en chargent.
  • La validation : elle consiste à confirmer les modifications requises. Elle s’effectue au niveau du Chef de Cellule.

Traitement des rejets

Au cours de son traitement, un dossier ne remplissant pas les conditions requises de forme ou de fond, peut faire l’objet d’un rejet.

Typologie des rejets

  • Le rejet en la forme est fondé sur les vices de procédure ou sur l’absence d’une pièce dans la composition du dossier. C’est le cas par exemple :

*       d’une mauvaise orientation du dossier ;

*       d’un dossier incomplet ;

*       d’un acte douteux (falsifié ou surchargé) ;

*       d’une transmission non officielle, entre autres.

  • Le rejet au fond se fonde sur l’objet même de la requête. Il s’agit ici de voir si le droit requis est dû. C’est le cas par exemple :

*     d’une demande de reprise en solde non autorisée par un acte conforme ;

*    d’une requête en vue d’une régularisation déjà effectuée, entre autres.

Les niveaux de rejet

Un dossier peut subir un rejet :

  • au niveau des différents bureaux de courrier lors de sa réception et son enregistrement.
  • au niveau des Chargés d’Études Assistant ;
  • au niveau du Chef de Cellule au moment de sa cotation, du visa ou de la signature.

La gestion des rejets

Certains rejets peuvent être régularisés en cours traitement. C’est le cas d’une erreur d’appréciation lors du traitement.

Les dossiers rejetés parce que comportant des actes douteux sont transmis par bordereau à la Brigade de Contrôles de la DDPP qui peut procéder à leur authentification au niveau des services émetteurs desdits actes.

En principe, le dossier rejeté est retourné à l’intéressé accompagné par note de rejet (soit fait retour) qui reprend l’objet de la requête et précise le motif de rejet, par voie de courrier officiel si celui-ci comporte une adresse.

En tout état de cause, la liste des rejets est établie et affichée au babillard à la Direction de la Dépense de Personnel et des Pensions ou communiquée par voie de presse (le quotidien Cameroon Tribune, CRTV Radio).